Arbiter en vertrouwenspersoon
Arbiter en vertrouwenspersoon
• Arbiter (bemiddelen bij conflicten)
Dit hangt af van het aantal meldingen en de inhoud van de melding
• Vertrouwenspersoon (advies bij problemen)
Dit hangt af van het aantal meldingen en de inhoud van de melding
Bemiddelen bij conflicten
De arbiter bemiddelt wanneer er conflicten ontstaan tussen de leden van de vereniging en het bestuur van de vereniging. De bemiddeling heeft als doel om de problemen met alle betrokkenen op te lossen. Hierbij stelt de arbiter zich onpartijdig en onafhankelijk op. Bij de eindbeslissing weegt het belang van de vereniging het zwaarst.
Hij of zij brengt uiteindelijk een bindend advies/oordeel uit bij een conflict aan het betreffende lid (of leden) en het bestuur. Dit oordeel of advies is definitief en alle leden en het bestuur van de vereniging moeten zich aan dit besluit houden. Het oordeel of advies wordt op schrift gesteld en gedateerd.
Adviseren bij problemen
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor aan leden die een probleem hebben. Daarbij geeft hij of zij advies en zoekt samen met het lid naar een oplossing. Eventueel verwijst de vertrouwenspersoon het lid naar hulpinstanties.
Bij de uitvoering van zijn taak is de vertrouwenspersoon gebonden aan een geheimhoudingsplicht. De regels met betrekking tot deze plicht zijn te vinden bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen.
Samenvatting geheimhouding
Kort samengevat komt de geheimhouding op het volgende neer:
De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot wat leden hem toevertrouwen. Deze kan in sommige gevallen doorbroken worden:
- In het geval van misdrijven geldt een aangifteplicht;
- In het geval van kindermishandeling geldt een meldplicht bij het AMK. Deze melding kan zonder toestemming van het kind of de vertegenwoordiger plaatsvinden;
- Indien het betreffende lid toestemming geeft om naar buiten te treden met de informatie;
- Indien de vertrouwenspersoon een ‘conflict van plichten’ ervaart. Dit mag alleen als aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- Alles is in het werk gezet om toestemming te krijgen van het lid, maar dit is niet gelukt;
- Door de geheimhouding verkeert de vertrouwenspersoon in gewetensnood;
- Alleen door doorbreking van de geheimhoudingsplicht kan het probleem opgelost worden;
- Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of derden ernstige schade of gevaar zal opleveren;
- Het is vrijwel zeker dat het doorbreken van de geheimhouding dit gevaar of deze schade in belangrijke mate zal voorkomen of beperken;
- Indien deze situatie zich voordoet, laat de vertrouwenspersoon zich adviseren door een deskundige, voordat hij de plicht doorbreekt;
- De vertrouwenspersoon brengt de betrokkenen op de hoogte van het voornemen om de geheimhouding te doorbreken;
- De vertrouwenspersoon verwijst betrokkenen zo mogelijk naar een andere vertrouwenspersoon buiten de vereniging.
Als de geheimhouding doorbroken wordt zonder dat de bovenstaande voorwaarden in voldoende mate aanwezig zijn, kan de vertrouwenspersoon voor de rechter of de klachtencommissie gedagvaard worden.
De vertrouwenspersoon is aanspreekbaar en bereid om het gesprek aan te gaan met de leden. Verder is de vertrouwenspersoon zo veel mogelijk bereikbaar voor de leden. Dat hoeft niet altijd door in persoon aanwezig te zijn maar dat kan ook door middel van bijvoorbeeld telefonische bereikbaarheid of e-mailcontact.
Het is van belang dat de leden weten wie de vertrouwenspersoon is en dat zij zich veilig bij hem of haar voelen. De vertrouwenspersoon moet er bij de uitvoering van zijn taak voor zorgen dat hij toegankelijk is voor de leden.
De vertrouwenspersoon kan overleg houden met de voorzitter over problemen die spelen binnen de vereniging zodat de voorzitter daarop kan inspelen. Hierbij mag de vertrouwenspersoon nooit de geheimhoudingsplicht schenden. Er kunnen dus alleen problemen besproken worden die niet van vertrouwelijke aard zijn of met toestemming van de betrokkene(n).
Meer informatie waaronder de bereikbaarheid staat op deze websitepagina.